Có thể nói, công việc của thư ký hành chính không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần cả nghệ thuật sống nữa. Có những nối khổ nghề thư ký mà chỉ người trong cuộc mới hiểu
Nỗi khổ nghề thư ký
Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề được khen cũng nhiều nhưng cũng bị chê không ít. Đó chính là các thư ký hành chính ngày nay.
Được nhận định là “bộ mặt thứ hai của giám đốc”, thư ký hành chính ngày nay được coi là người “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”. Họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký hành chính còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian cuộc gặp cho giám đốc…
Với tính chất công việc như vậy, thư ký hành chính cũng phải đối mặt với những tình huống khó xử, cần phải có cách xử trí kịp thời, đúng mực, vừa đảm bảo hiệu quả công việc vừa đảm bảo vị thế của mình.
Dưới đây là một số tình huống khó xử mà các thư ký hành chính thường hay gặp phải và cách ứng xử phù hợp. Các bạn có thể tham khảo để áp dụng nếu trường hợp đó xảy ra với bạn.
Bị mang tiếng là “sếp thứ hai” trong công ty
Do sự quá gần gũi với giám đốc cũng như các cấp quản lý, cộng thêm tính chất công việc (truyền đạt các mệnh lệnh, chuyển các quyết định và thông tin từ sếp tới những người có liên quan,…) nên các thư ký hành chính rất dễ bị đồng nghiệp săm soi, cho là “cậy quyền ỷ thế”, như thể mệnh lệnh đó là từ họ chứ không phải từ sếp.
Thư ký hành chính phải thật cẩn trọng trong từng lời ăn tiếng nói cũng như hành động của mình. Việc truyền đạt các mệnh lệnh nên rõ ràng nhưng cũng mềm dẻo, thể hiện rõ đó là của sếp chứ không phải của bạn.
Bị khách hàng/đối tác coi là rào cản giữa họ với giám đốc
Đối với khách hàng, đối tác, nếu thư ký hành chính tỏ ra thiếu nhiệt tình hoặc chưa chu đáo, hay thậm chí cả khi thư ký hành chính đang cư xử thận trọng để nắm bắt được mục tiêu của đối tác cũng dễ gây ra tâm lý chán nản và thất vọng cho họ.
Giải pháp là giữ thái độ thẳng thắn, trung thực và tạo sự tin cậy cho khách hàng. Thư ký hành chính nên tỏ rõ quan điểm của mình, tìm hiểu thấu đáo về yêu cầu của đối tác và truyền đạt thông tin trung thực tới sếp. Đồng thời, cũng thể hiện rõ sự chuyên nghiệp trong xử lý thông tin, tạo được ấn tượng tốt về công ty của bạn với khách hàng để giữ chân họ, và vẫn “ghi điểm” trong mắt sếp.
Bị “nghi ngờ” về mối quan hệ với sếp
Quan hệ với giám đốc là một trong nỗi khổ nghề thư ký, khó khăn lớn nhất của người làm công việc của thư ký hành chính. Trong công việc hàng ngày, các thư ký hành chính sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn.
Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứ không phải là sếp nữa. Nhưng những người xung quanh đâu hiểu được tình huống khó xử của bạn, họ nghi ngờ và không ít kẻ “xấu tính” có dịp để “chơi bẩn” bạn.
Giữ thái độ ân cần, chu đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp. Vì vậy, thư ký hành chính nên thể hiện sự chân thành, lắng nghe tâm sự của sếp, nhưng cũng đừng tỏ ra yếu đuối, vượt qua giới hạn cần thiết giữa hai người. Điều này cũng là để giữ cho công việc và vị thế của chính bạn.
Trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc, nhưng đừng mắc phải sai lầm là để tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc.
Hàng ngày, có thể bạn được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng bạn cần phải bỏ ngoài tai mọi chuyện và giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc chuyện trò vui vẻ với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy cũng như “lấy câu chuyện làm quà”.
Những khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ với sếp – nỗi khổ nghề thư ký
Vì là người gần cận nhất với sếp, cũng như hầu hết thời gian làm việc của thư ký hành chính là với sếp, nên không thể tránh khỏi những lúc bạn phải hứng chịu những cáu bẳn, bực bội của sếp mà có thể nguyên nhân không phải từ bạn. Cư xử của bạn sẽ quyết định mối quan hệ giữa hai bên được duy trì ra sao, thậm chí còn ảnh hưởng cả đến tính ổn định và lâu dài trong công việc của bạn.
Thư ký hành chính nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để tìm ra cách ứng xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày.
Nếu giám đốc là người nóng tính, dễ cáu bẳn, khiếm nhã, đừng cãi lại họ hoặc phản hồi ngay lập tức những gì vừa nghe được.
Hãy chờ khi cơn nóng giận của giám đốc nguôi đi, rồi hãy nhắc lại khéo léo chuyện vừa qua, vừa giải thích tình huống thực tế phát sinh, đưa ra những lời thanh minh cần thiết cho bạn và lời phê bình tế nhị với sếp.
Điều này sẽ có tác dụng về lâu dài, đảm bảo không sứt mẻ mối quan hệ giữa bạn và sếp cũng như giữa sếp với những người khác.
Đối với những giám đốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cần có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét sắc sảo, phân tích hợp lý vụ việc xảy ra …
Những rắc rối trong quan hệ với người thân hay bạn bè sếp
Trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc, người thư ký hành chính cũng gặp rất nhiều khó khăn. Người thân và bạn bè sếp có thể “lợi dụng” mối quan hệ của họ để làm phiền bạn hoặc quấy rầy sếp trong thời gian làm việc, không dễ để bạn từ chối họ.
Trong những trường hợp như thế, người thư ký hành chính cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống qua lời nói vô tình hay cử chỉ vô ý. Do đó, tốt nhất là các thư ký hành chính nên từ chối khéo những lời mời như vậy.
Trên đây là những nỗi khổ nghề thư ký sau ánh hào quang mà có mấy người thấu hiểu được. Hy vọng qua bài viết trên giúp bạn nhìn nhận được các vấn đề tốt hơn!
