Hiện nay ngành nghề thư ký đang trở nên rất hot và nhiều đơn vị công ty rất cần để hỗ trợ họ trong công việc. Tuy nhiên để có thể nắm giữ được vị trí này yêu cầu ứng viên phải sở hữu nhiều kỹ năng quan trọng và trải qua vòng tuyển chọn thực sự gắt gao. Chúng tôi sẽ đưa bạn đi tìm hiểu cặn kẽ hơn về ngành đang được quan tâm nhiều hiện nay này nhé.
Tìm hiểu đôi nét về nghề thư ký
Thư ký chính là người chuyên thực hiện các công việc về quản lý điều hành, sắp xếp hồ sơ, lên kế hoạch lịch trình cho giám đốc. Nói một cách dễ hiểu thì họ không trực tiếp xuất hiện mà đứng sau hỗ trợ những công việc hậu trường. Cá nhân sở hữu vị trí này được coi là cánh tay đắc lực, thân cận cho giám đốc.
Trong thời gian trước đây thư ký chỉ thực hiện những công việc cơ bản và không được công nhận là một ngành nghề. Trong thời đại xã hội phát triển như hiện nay thì vị trí này cực kỳ hot và liên tục được các ứng viên tiềm năng tìm đến.
Nghề này được nhiều người yêu thích và muốn được nắm giữ, nó chia ra làm các loại sau phục vụ cho từng đơn vị:
- Nhân viên ở hội nghị: đây là cá nhân thực hiện việc ghi chép lại các nội dung then chốt trong các buổi họp, hội nghị.
- Tại văn phòng: Đây là bộ phận chiếm giữa phần đông và luôn không thể thiếu trong các doanh nghiệp, hỗ trợ các công việc văn thư, giao tiếp,…
- Bộ phận hỗ trợ lãnh đạo: Cá nhân giữ vị trí này là người kề cận cho nhà lãnh đạo như cánh tay đắc lực hỗ trợ cho họ.
Trường nào và ngành gì đào tạo thư ký?
Chắc hẳn chúng ta đều đang băn khoăn không biết trường nào và ngành gì đào tạo thư ký phải không nào? Trên thực tế thì ở nước ta chưa có một ngôi trường Đại học, Cao đẳng nào đào tạo ngành nghề này cả. Vị trí này cũng không yêu cầu bạn phải tốt nghiệp trường hay chuyên ngành gì.
Thế nhưng công việc của một người trợ lý cũng vô cùng áp lực và đòi hỏi nhiều kỹ năng thế nên việc tuyển chọn khá gắt gao. Các ứng viên phải đáp ứng được những điều kiện mà nhà tuyển dụng đưa ra mới có thể thành công có được vị trí này. Dù không yêu cầu chuyên ngành nhưng yêu cầu cũng khá cao và những cá nhân nắm giữ được phải cực kỳ giỏi.
Những công việc mà trợ lý cần làm
Ắt hẳn bạn đang tò mò không biết thư ký sẽ thực hiện những công việc gì phải không nào? Cùng khám phá đáp án ngay dưới đây để hiểu được cụ thể những điều mà họ phải đảm nhận:
Đón tiếp khách hàng
Đón tiếp khách hàng cũng nằm trong bảng mô tả công việc của một thư ký hiện nay và cực kỳ quan trọng. Họ chính là đại diện thiên sứ giúp ích quan trọng cho việc thành công của hợp đồng kinh doanh. Các nam thanh nữ tú với kiến thức chuyên môn cùng sự khéo léo trong giao tiếp sẽ thực hiện đối thoại tiếp khách và phụ trách một số công việc thuộc phạm vi phận sự của mình.
Thư ký cũng thực hiện công việc chuẩn bị nước, đặt bàn tại nhà hàng,… lo chu đáo để buổi gặp mặt khách hàng được thuận lợi. Trong buổi trao đổi khi cấp trên và đối tác cùng nhau thỏa thuận bàn chuyện thì họ phải ghi lại những thông tin then chốt.
Lên lịch trình làm việc
Thực tế thì công việc của thư ký được ấn định chính là lên lịch trình làm việc cho lãnh đạo của mình trong công ty để họ có thể tham gia hợp lý. Việc sắp xếp này tưởng chừng đơn giản nhưng lại khó yêu cầu nhiều kỹ năng mới có thể sắp xếp lịch làm việc ở doanh nghiệp, công tác hay họp một cách khoa học, không lãng phí thời gian và thuận tiện di chuyển.
Đảm bảo xử lý thông tin
Công việc tiếp theo mà thư ký cần làm đó chính là phải phân loại các văn bản và hỗ trợ cấp trên tiến hành giải quyết các văn bản một cách nhanh chóng. Người nắm giữ vị trí này thực hiện tiếp nhận các thông tin , tra tìm những tài liệu liên quan và trong một số trường hợp phải tiến hành phiên dịch.
Sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên
Một trong những công việc tiếp theo của nhân viên trợ lý cho cấp trên đó chính là phải sắp xếp việc cần thiết cho chuyến công tác của cấp trên. Bạn phải lên kế hoạch và vạch ra thời gian đến từng địa điểm sao cho cân đối vẫn đảm bảo không bõ lỡ những nơi cần đi.
Thư ký phụ trách việc đặt vé tàu xe, máy bay, đặt khách sạn để có thể thuận tiện cho lãnh đạo của mình. Thực tế thì không phải đơn giản thích lựa ngẫu nhiên mà bạn cần tìm hiểu kỹ càng và quyết định đặt địa chỉ uy tín, phòng phù hợp với chất lượng và giá cả,…
Một thư ký cần sở hữu những kỹ năng nào?
Nghề này đang được xếp vào danh mục hot mà các bạn trẻ khao khát được trải nghiệm mong muốn cơ hội thăng tiến tốt cho bản thân. Quá trình tuyển chọn cũng khá kỹ lưỡng mới có thể lọt vào mắt xanh của những nhà tuyển dụng. Tuy nhiên có rất nhiều ứng cử viên sáng giá và nếu bạn mong muốn có được chức vụ này thì cần phải đáp ứng các kỹ năng cần thiết sau đây:
Kỹ năng xử lý tình huống và phân tích vấn đề
Một trong những kỹ năng quan trọng yêu cầu của nghề thư ký đó chính là xử lý tình huống và phân tích vấn đề thật tốt. Bởi khi sở hữu nó họ sẽ hỗ trợ lãnh đạo của mình một cách tối ưu giải quyết công việc phù hợp khi biết cách phân tích. Trong một số tình huống bạn sẽ là nhanh vật cốt cánh mà sếp tin tưởng và giao phó để giải quyết vấn đề trơn tru.
Kỹ năng sắp xếp công việc
Kỹ năng sắp xếp công việc là một điều vô cùng quan trọng của thư ký để có thể hỗ trợ cấp trên của mình một cách tối đa nhất. Bởi nghề này thực sự rất cần những con người tài năng với trí óc sáng biết phân tích, sắp xếp mọi thứ sao cho hợp tình cân đối để lên kế hoạch lịch trình làm việc, di chuyển cho lãnh đạo thuận lợi.
Giao tiếp là kỹ năng cần thiết của thư ký
Một trong những yếu tố làm cơ sở để nhà tuyển dụng nhìn vào đánh giá và chọn ra vị trí hỗ trợ cấp trên xứng đáng chính là kỹ năng giao tiếp. Bởi họ không còn là người chỉ phụ trách mảng giấy tờ, hồ sơ mà còn luôn sát cánh kề cận bên cấp trên trong các buổi gặp gỡ, ký kết hợp đồng quan trọng. Khả năng ngoại giao tốt với ứng xử khôn khéo sẽ là chìa khóa dẫn tới thành công giúp công ty làm ăn thuận lợi.
Xem thêm:
- Luật sư – Ngành nghề đang được quan tâm hàng đầu hiện nay
- Giáo viên – Một trong những nghề cao quý trong muôn nghề
Thành thạo tin học văn phòng
Đối với nhân viên thư ký thì cần phải có kỹ năng tin học để đáp ứng cho nhu cầu công việc hay phải soạn thảo văn bản làm hợp đồng cho công ty,… Bởi trong thời đại công nghệ hiện đại thì những kỹ năng về máy tính cực kỳ quan trọng sẽ giúp cho cấp trên cũng như đồng nghiệp không coi thường bạn và để bản thân trụ vững vị trí của mình, phục vụ tối ưu cho công việc.
Lời kết
Với những thông tin hữu ích được chia sẻ từ bài viết phía trên hy vọng sẽ mang đến cho bạn những kiến thức hiểu thêm về nghề thư ký. Đây được coi là một trong những lựa chọn được thế hệ trẻ yêu thích và mong muốn có được vị trí đó để nhanh chóng thăng tiến và có mức thu nhập xứng đáng. Muốn vậy ngay từ bây giờ bạn hãy cố gắng nỗ lực để có thể thực hiện được ước mong của mình nhé.
