ERP gần đây đang được nhiều doanh nghiệp, công ty sử dụng trong quản lý. Phần mềm này không chỉ mang đến nhiều tính năng hiện đại giúp tiết kiệm thời gian công sức và thúc đẩy hiệu quả công việc lên cao. Vậy ERP là gì và vai trò trong hoạt động doanh nghiệp ra sao?
Tìm hiểu ERP là gì?
ERP là gì? ERP là giải pháp quản lý đa chức năng, nhiều phòng ban giúp tổ chức sử dụng nhiều thông tin và nguồn dữ liệu khác nhau để quản lý, phân tích hoạt động doanh nghiệp. Giúp quản lý các hoạt động như lập kế hoạch, chi phí, sản xuất, dịch vụ, tiếp thị, giao hàng, thanh toán.
Vai trò của ERP là gì? Phần mềm này sẽ thay sức con người tự động hoá các hoạt động liên quan tới sự phát triển của doanh nghiệp. Mục đích nhằm tạo nên một hệ thống dữ liệu xuyên suốt đảm bảo quá trình vận hành nhịp nhàng, phối hợp và liên quan chặt chẽ với nhau.
Điều đặc biệt, các doanh nghiệp lớn sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp cho hoạt động quản trị của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Bởi ERP không đơn thuần là một hệ thống riêng rẽ của một doanh nghiệp mà nó là một hệ thống của nhiều công ty khác nhau để cải thiện sự cần thiết trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin hỗ trợ và thúc đẩy cùng nhau phát triển. Như vậy, khái niệm ERP là gì đã được làm rõ trong nội dung này.
Hệ thống đầy đủ của ERP
Nhiều người vẫn chưa hình dung được hệ thống ERP sau khi tìm hiểu về khái niệm ERP là gì. Theo đó, một ERP đầy đủ sẽ gồm có các phân hệ quan trọng sau:
- Quản lý tiền tệ.
- Lên kế hoạch, quản lý sản xuất hoạt động của doanh nghiệp.
- Quản lý mua hàng của khách hàng.
- Quản lý bán hàng của công ty.
- Quản lý chiến lược đề ra.
- Quản lý nguồn con người, nhân viên trong công ty.
- Quản lý cung ứng các dịch vụ.
- Quản lý những mặt hàng tồn kho.
- Quản lý báo cáo thuế cho doanh nghiệp.
- Nhiều chức năng khác.
Những đặc trưng của ERP
Giúp người sử dụng và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về phần mềm ERP là gì, hãy cùng điểm qua các đặc trưng cơ bản mà phần mềm này sở hữu:
- ERP chính là một hệ thống quản trị thống nhất, mọi thành viên trong doanh nghiệp cho tới các phòng ban, chức năng đều có quá trình hoạt động xuyên suốt và có trật tự.
- ERP chính là một phần mềm hỗ trợ các chức năng chứ không phải là một dây chuyền sản xuất nên cần sự can thiệp của con người rất lớn.
- ERP chính là một hệ thống quản lý tuân thủ theo những nguyên tắc và quy định rõ ràng. Thế nên những nhân viên có nhiệm vụ cụ thể sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và kế hoạch sản xuất sẽ được phân công cụ thể.
- ERP chính là liên kết giữa nhiều phòng ban để thực hiện việc trao đổi cộng tác chứ không phải hoạt động riêng lẻ.
Những vai trò của ERP là gì?
Một trong những mục tiêu lớn nhất của ERP đó chính là việc cải thiện quá trình quản lý từ việc xử lý đơn hàng cùng với các vấn đề liên quan như lợi nhuận hay xuất nhập khẩu. Cũng chính vì thế mà nhiều người gọi đây là phần mềm chống lưng cho các hoạt động của doanh nghiệp. Nếu bạn đang thắc mắc vai trò của ERP là gì có thể tham khảo ngay một số chức năng cơ bản dưới đây nhé.
Kiểm soát thông tin khách hàng
Nếu có ai đó hỏi bạn vai trò đầu tiên của ERP là gì có thể trả lời một cách nhanh chóng đó chính là việc quản lý thông tin của khách hàng. Mọi dữ liệu của doanh nghiệp đều được lưu trữ ở một nơi và mọi thành viên trong công ty đều có thể thuận tiện theo dõi và kiểm soát thông tin mà không hồ sơ của khách hàng.
Ngay cả một nhân viên bình thường cũng dễ dàng biết được ai đang mua sản phẩm nào, ở đâu và với giá bao nhiêu. Từ đó, doanh nghiệp thấu hiểu được nhu cầu của khách hàng và đưa ra nhiều sản phẩm cung ứng phù hợp hơn.
Đẩy mạnh quá trình cung ứng hàng hóa dịch vụ
Phần mềm ERP tương tự như một công cụ có chức năng tự động hóa quy trình sản xuất bắt đầu từ việc chuẩn bị nguyên liệu đầu vào cho tới khi hoàn thành sản phẩm. Sử dụng duy nhất một phần mềm quản lý duy nhất chính vì thế mà có thể tiết kiệm được nhân lực, thời gian và chi phí thúc đẩy năng suất và giảm đi nguồn nhân sự không đáng có.
Người quản lý cũng dễ dàng có được thông tin tổng hợp bằng những cú đúp chuột trên một giao diện hợp nhất mà không cần phải tìm kiếm mất thời gian. Điều này cho thấy quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa sản phẩm cũng từ đó mà nhanh chóng hơn.
Vai trò ERP là gì – Kiểm tra chất lượng sản phẩm
Nếu như bạn đã nắm rõ được ERP là gì chắc chắn bạn cũng sẽ nắm qua được những vai trò cơ bản. Một trong số đó chính là kiểm tra chất lượng sản phẩm, lên kế hoạch và bố trí nhân lực một cách phù hợp nhất cho từng dự án phát triển.
Hơn thế, phần mềm quản lý này còn có thể tự động kiểm tra cơ sở dữ liệu để đánh giá năng lực của nhân viên, theo dõi thế mạnh của từng người từ đớ có thể giao cho họ công việc đúng chuyên môn nhất. Từ đó, họ có thể hợp tác và nhanh chóng tạo ra những sản phẩm chất lượng nhất.
Theo dõi thông tin tài chính
ERP chắc chắn là một phần mềm hữu dụng giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý mọi thứ liên quan đến tài chính. Từ đó, giúp đánh giá chính xác về hiệu năng tài chính và giúp tạo nên những bản báo cáo chính xác nhất mà không cần tới nhân lực kế toán, hay đau đầu sai số.
Xem thêm:
- FB là gì và những mô hình kinh doanh phổ biến ở Việt Nam
- Leader là gì? Những yếu tố để trở thành một leader giỏi
Kiểm soát hàng hóa tồn kho
Một trong những câu trả lời thông minh cho vai trò của ERP là gì đó là việc phần mềm này sẽ đưa ra chính xác con số hàng hóa tồn kho, nằm ở đâu và nguyên vật liệu trong tình trạng nào. Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp giảm đi vật liệu còn tồn đọng trong kho và chỉ khi nào cần thiết mới nhập thêm để phục vụ cho quá trình sản xuất.
Chính những điều này cũng góp phần giảm chi phí cho các hoạt động, giảm con số cần thiết và giúp tăng tốc quy trình làm việc. Doanh nghiệp bạn cũng trở nên chuyên nghiệp hơn, mọi thứ trở nên thuận tiện hơn.
Hoạt động nhân sự được chuẩn hóa
Nhờ vào ERP mà nhân viên cũng có thể chủ động theo dõi được giờ làm việc. giờ ra về và khối lượng công việc mà mình được giao cụ thể như thế nào. Nhân viên cũng trở nên phấn khởi hơn bởi nhờ phần mềm này mà công ty và doanh nghiệp sẽ chi trả lương đúng quy định, không chậm trễ bởi hạch toán tài chính đã được tính toán không còn dữ liệu tồn đọng.
Vai trò với nhân viên của ERP là gì?
Phần mềm ERP giúp cho nhân viên trong công ty có thể giao lưu và tương tác với nhau nhanh chóng và thuận tiện nhất. Bằng một số thao tác nhỏ gọn những nhân viên trong công ty có thể nhanh chóng trao đổi thông tin để có được nguồn dữ liệu quan trọng giúp hoạt động kinh doanh thuận tiện và đồng bộ hơn.
Những thông tin bài viết chia sẻ đã giúp bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về EPR cũng như giúp bạn có được lời giải đáp cho câu hỏi ERP là gì? Hy vọng bạn sẽ có thể áp dụng nó vào trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp thúc đẩy phát triển tốt hơn.
