Hành chính nhân sự được đánh giá là một “mắc xích” không thể thiếu ở bất kỳ công ty, tổ chức nào. Vậy thực tế, hành chính nhân sự là vị trí công việc như thế nào? Và làm nhân sự cần học gì để có thể đáp ứng tốt nhu cầu tuyển dụng hiện nay. Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
Hành chính nhân sự là gì?
Trước tiên, các bạn cần phải hiểu rõ hành chính nhân sự là gì? Hành chính nhân sự hay còn gọi là HR (viết tắt của từ tiếng Anh Human Resources). Đây là vị trí đảm nhiệm hai nhiệm vụ chính liên quan đến hành chính và nhân sự, nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc về thủ tục hành chính của công ty nói chung và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên nói riêng.
Tham khảo thêm:
- Hành chính nhân sự là gì? Nhiệm vụ của HR trong doanh nghiệp!
- Cơ hội thăng tiến nghề HR? Những vị trí công việc ngành HR?
- 8 kỹ năng HR cần thiết để thành công trong nghề – Mẹo hay
Tuy nhiên, hiện nay, người làm công tác nhân sự phải “đa nhiệm” hơn các công việc như vậy rất nhiều. Nghĩa là bạn phải hiểu rõ công tác của cả 2 bộ phận hành chính văn phòng và bộ phận C&B, bởi vì đôi khi 2 bộ phận này có thể cùng nằm chung trong một bộ phận trong một công ty nhỏ và vừa, gọi chung bộ phận này là phòng nhân sự.
Công việc của bộ phận hành chính nhân sự hiện nay
Trước khi quyết định gắn bó với vị trí Hành chính nhân sự, bạn cần biết những công việc cơ bản của bộ phần này để nhận định xem nó có thực sự phù hợp với khả năng cũng như sở thích của bản thân không nhé!
Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Dưới đây là bản liệt kê các đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:
- Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.
- Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
- Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp.
- Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.
Quản lý hồ sơ sắp xếp giấy tờ là công việc nhân viên hành chính phải làm
Công tác lễ tân
Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:
- Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
- Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ.
- Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
Xử lý bảng lương
Quản lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các hoạt động liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm:
- Chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty.
- Lên danh sách lương – thưởng mỗi tháng cho nhân viên.
- Tthực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.
Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại
Công việc này có thể được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự trong vấn đề này bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.
Công tác quản lý quản tải, thiết bị
Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:
- Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì.
- Xây dựng kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.
Làm hành chính nhân sự cần học những gì?
Hành chính nhân sự được biết đến là bộ phận không thể thiếu ở bất kỳ một công ty, doanh nghiệp nào. Chính vì thế nhu cầu tuyển dụng cho vị trí này luôn được chú trọng và mở rộng không ngừng. Tuy nhiên, bên cạnh những cơ hội việc làm rộng mở thì không thể thiếu thách thức. Bạn cần trang bị cho mình những kiến thức lẫn kỹ năng cần thiết để có thể cạnh tranh với nhiều ứng viên khác. Vậy làm hành chính nhân sự cần học những gì?
Kiến thức
Yêu cầu của một người làm hành chính nhân sự là bạn phải đảm bảo mình đã có những kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu về lĩnh vực nhân sự. Thông qua môi trường lớp đào tạo như: các truờng đại học, cao đẳng dạy chuyên ngành liên quan đến quản trị nhân sự, hay các trung tâm đào tạo nghề hiện nay bắt kịp xu thế mở ra để đào tạo các lớp ngắn hạn, chuyên sâu cho học viên mới tốt nghiệp ra trường cũng như cho học viên nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Việc tự tìm học những lý thuyết về nhân sự cho mình trước khi nộp hồ sơ vào một công ty nào đó là một điều “cực kỳ” cần thiết, để gia tăng cơ hội việc làm cho bạn.
Xem thêm:
- GPA là gì – Cụm từ mà bất kỳ người nào đi học cũng quan tâm
- KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng chỉ số KPI đạt hiệu quả cao
Các nội dung lý thuyết mà bạn một người làm hành chính nhân sự cần học là:
- Bảo hiểm trong doanh nghiệp.
- Xây dựng thang – bảng lương.
- Soạn thảo văn bản.
- Thuế, thu nhập, bảo hiểm xã hội.
- Quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản.
- Hoạch định tổ chức.
- Hướng dẫn tuyển dụng cơ bản…
Một gợi ý hữu ích dành cho các bạn chưa có định hướng rõ ràng trong việc nên học hành chính nhân sự ở đâu dựa trên trải nghiệm của cá nhân mình, đó là hãy tham gia một khóa học nghiệp vụ Hành chính nhân sự tại trung tâm VinaTrain. Đây sẽ là cơ hội giúp bạn tiếp cận với công việc này dễ dàng hơn. Tại sao mình nói như vậy?
- Với khóa học Hành chính nhân sự tại VinaTrain, mình được trang bị đầy đủ những kiến thức chuyên môn cần thiết.
- Bài giảng luôn có sự lồng ghép giữa lý thuyết và thực hành, thêm vào đó là những kinh nghiệm làm việc quý giá.
- Chính sách hỗ trợ học viên cực kỳ chu đáo: Nghỉ học sẽ được học bù vào buổi sau, bảo lưu khóa học nếu có sự cố, giảm học phí,…
- Được học thử 02 buổi trước khi đăng ký chính thức.
- Kho tài liệu miễn phí rất hay.
Các bạn có thể đến trung tâm để được trải nghiệm học thử 02 buổi miễn phí để xem chất lượng đào tạo có tốt không, phong cách giảng dạy có thực sự phù hợp với bạn không… và đưa ra quyết định của mình nhé!
Những kỹ năng cần thiết
- Kỹ năng giao tiếp tốt
Khi nói đến nghề hành chính nhân sự không thể bỏ qua kỹ năng giao tiếp, đây là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Nghề nhân sự liên quan đến con người, giao tiếp và làm việc giữa người với người trong một tập thể. Với vai trò là nhân viên hành chính nhân sự trong một công ty, doanh nghiệp, bạn phải thật khéo kéo trong cách ứng xử cũng như giao tiếp, đôi khi còn phải bỏ qua cái tôi của mình để làm sao đôi bên cùng cảm thấy hài lòng.
Giao tiếp trong hành chính nhân sự là yếu tố then chốt cực kỳ quan trọng
- Đạo đức của người làm nhân sự
Là người được chủ lao động tín nhiệm và tin tưởng, chia sẻ các thông tin bí mật liên quan đến công ty cũng như các thông tin về mức lương của từng nhân viên. Đạo đức của một người làm hành chính nhân sự không cho phép họ chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ nhân viên nào trong công ty, tránh tình trạng đố kỵ, ganh tị nơi công sở.
- Kỹ năng giải quyết các xung đột
Trong một doanh nghiệp, công ty, môi trường làm việc lớn thì những xung đột, cãi vã là điều không thể tránh khỏi. Đây cũng là cơ hội để những người làm hành chính nhân sự thể hiện rõ vai trò của mình trong việc dàn xếp, giải quyết các xung đột nơi công sở.
Để giải quyết các xung đột nơi công sở không hề đơn giản, đòi hỏi bên hành chính phải thu thập các thông tin, xác định nguyên nhân và tìm cách cởi nút các vấn đề, thương lượng làm sao để cả 2 bên xung đột đều cảm thấy hài lòng và được tôn trọng.
- Kỹ năng tổ chức
Một phần công việc của nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến việc xử lý giấy tờ, văn bản, bao gồm quản lý các công văn giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ người lao động… Chưa hết, các điều khoản, quy định và luật lao động liên tục thay đổi… Tất cả đòi hỏi một nhân viên hành chính phải có kỹ năng tổ chức và quản lý các giấy tờ một cách an toàn và khoa học.
Kỹ năng tổ chức
Thực tế hiện nay có các trung tâm thực hành, họ có đào tạo cho các bạn về ngành nhân sự từ lý thuyết cho tới thực hành với doanh nghiệp mà họ liên kết, với mức giá ưu đãi, bạn có thể tham khảo trên các bài viết của chúng tôi hoặc trên website của các trung tâm đó.
Hy vọng bài viết về Làm hành chính nhân sự cần học những gì có thể mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích. Chúc các bạn có một ngày học tập, làm việc vui vẻ và tìm được hướng đi đúng đắn trong công việc!
