Phần mềm quản lý KPI là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, tổ chức để thực hiện quản lý đo lường, đánh giá hiệu quả công việc so với mục tiêu đề ra. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp vấn đề quản lý và chưa thật sự biết nên chọn phần mềm nào cho phù hợp. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn Top 6 phần mềm quản lý KPI miễn phí. Cùng tham khảo ngay nhé!
1. KPI (Key Performance Indicators) là gì? Tại sao nên sử dụng KPIs trong đánh giá
KPI là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện dưới dạng số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh mức độ hiệu quả của tổ chức. Ngày nay, các doanh nghiệp sử dụng KPI như một công cụ hỗ trợ cho việc triển khai chiến lược mục tiêu và xây dựng hoạt động cụ thể cho từng bộ phận. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty đưa ra các chính sách thưởng phạt cho từng cá nhân.
Có thể bạn quan tâm:
- Hướng dẫn cách tính lương theo KPI của doanh nghiệp hiện nay
- Mẫu KPI cho các vị trí, bộ phận? Hướng dẫn xây dựng và áp dụng KPI
- Những sai lầm và khó khăn khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp
Vậy tại sao nên sử dụng KPIs trong đánh giá? Bởi, KPI đưa ra để đảm bảo cho nhân viên hoàn thành tốt trách nhiệm công việc của mình. Đồng thời, chỉ số này có thể đo lường và giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả trong đánh giá công việc. Ngoài ra, sử dụng KPIs góp phần làm cho việc đánh giá trở nên rõ ràng, minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn.
2. Phần mềm quản lý KPI là gì?
Phần mềm quản lý đánh giá KPI là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân hay tổ chức thông qua số liệu, chỉ tiêu cụ thể. Phần mềm này đảm bảo các yếu tố minh bạch, chính xác và giúp nâng cao năng suất làm việc của toàn nhân viên, doanh nghiệp.
Công cụ đánh giá KPI thay con người tổng hợp các số liệu một cách chi tiết, thực hiện các chức năng như:
- Quản lý đo lường KPI
- Quản lý chi tiêu KPI
- Quản lý tính toán KPI
- Quản lý thực hiện KPI
3. Đặc điểm của phần mềm quản lý KPI miễn phí
3.1 Tính năng nổi bật của công cụ đánh giá KPI
Công cụ KPI sở hữu nhiều tính năng vượt trội, giúp nhà điều hành quản lý công việc dễ dàng hơn. Sử dụng phần mềm quản lý KPI là một cách hữu hiệu để nhìn thấy thành quả hiện thời, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng.
3.1.1 Xây dựng hệ thống mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận
Có thể nói KPI chứa đầy đủ các tính năng cơ bản để quản lý nhân sự và đề ra mục tiêu hoạt động cho từng bộ phận. Phần mềm hỗ trợ đắc lực trong việc xây dựng và quản lý hệ thống chỉ tiêu KPIs. Các số liệu từ phần mềm mang tính đo lường, thiết lập tần suất đo và cách đo cụ thể. Ngoài ra, phần mềm KPI tự động tính toán số liệu quý, năm mà nhà quản lý cần.
3.1.2 Thiết lập chỉ tiêu KPIs cụ thể cho từng vị trí, chức danh
Phần mềm KPI hỗ trợ thiết lập các chỉ tiêu cho từng chức danh, vị trí, xác định trọng số các chỉ tiêu và nguồn thu thập. Từ đây, người dùng xây dựng được công thức đánh giá mức độ hoàn thành cho từng chỉ tiêu của từng nhân viên. Dựa trên phần mềm này, các đánh giá, xếp loại thành tích nhân sự và thang điểm, cấp độ cũng được cập nhập tự động.
3.1.3 Theo dõi tiến độ, duy trì hoạt động hướng đến mục tiêu KPI
Với phần mềm đánh giá KPI, người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc thông qua biểu đồ trực quan. Sự tích hợp của nhiều tính năng trên hệ thống giúp thao tác thực hiện diễn ra thuận tiện. Quá trình tương tác, thảo luận công việc liên quan đến KPI giúp nhân sự đảm bảo tập trung xử lý các công việc quan trọng và không bỏ lỡ thông tin.
3.1.4 Đánh giá kết quả thực hiện theo mục tiêu
Từ việc cập nhập các số liệu hằng ngày và liên tục, phần mềm sẽ tự động đưa ra các thống kê, báo cáo. Nhờ đó, nhà quản lý thu thập thông tin trực quan bằng sơ đồ, nắm bắt tình hình tổng quan. Điều này cũng chính là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các chính sách thúc đẩy nhân viên làm việc tăng năng suất.
3.2 Hạn chế khi sử dụng hệ thống KPIs
Công cụ đánh giá KPI có những đặc điểm, mục đích, quy trình phục vụ nhu cầu khác nhau với mỗi tổ chức. Bên cạnh các tính năng vượt trội trên, các phần mềm quản lý KPI còn mắc phải một số hạn chế như:
- Chỉ số KPIs không đạt theo tiêu chí SMART thì gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống và vận hành tổ chức.
- Mục tiêu không đạt tiêu chí Specific (cụ thể) thì nhân viên không xác định được mình cần làm gì và làm thế nào đạt hiệu quả cho công việc.
- Những chỉ số không đạt tiêu chí Measurable (đo lường được) khiến nhân viên lạc lối, mất ý chí phấn đấu.
- KPI không đạt tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế) cũng đều ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, gây xao nhãng công việc.
- Việc đưa ra KPIs không có hạn định cụ thể khiến người lao động không biết phải hoàn thành công việc trong bao lâu.
- KPI phải thay đổi tùy theo mục tiêu của tổ chức, KPI không thể đứng im qua từng thời kỳ phát triển.
- Đặc biệt, phần mềm đánh giá KPI không dùng để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo được.
4. Các tiện ích tích hợp trong phần mềm quản lý KPI
Thứ nhất, khi sử dụng phần mềm quản lý đánh giá KPI, nhà quản lý có thể in trực tiếp các báo cáo hoặc phiếu theo dõi KPI của nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhân lực và đánh giá được khách quan hơn.
Thứ hai, nhờ vào hoạt động thu thập dữ liệu tự động, quản lý có thể dễ dàng xuất dữ liệu dưới dạng file excel các kết quả thực hiện KPI của nhân viên.
Phần mềm tự động cập nhật báo cáo, thống kê và cho phép xuất dữ liệu
Thứ ba, hệ thống còn tích hợp thêm chức năng tự động bàn giao công việc khi đến hạn xử lý cho người báo cáo, người thẩm định và người duyệt.
Cuối cùng, hệ thống quản lý phần mềm KPI còn tự động thông báo đến người dùng. Các thông báo được liên tục cập nhập để tránh tình trạng bị lãng quên, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc.
5. TOP 5 phần mềm quản lý KPI miễn phí 2023 cho doanh nghiệp
5.1 Phần mềm Scoro
Phần mềm quản lý KPI miễn phí Scoro được biết đến là một phần mềm kpi miễn phí dùng để quản lý dự án trực tuyến của doanh nghiệp. Hệ thống chứa nhiều tính năng cho phép nhà quản trị kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp ở dạng bảng điều khiển. Bên cạnh đó, Scoro hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, báo cáo ngay trên phần mềm.
Xem thêm:
- Marketing là gì? Những đặc điểm cơ bản có trong marketing
- Ngôn ngữ lập trình là gì và nên theo học ngôn ngữ nào?
5.2 Phần mềm SimpleKPI
Một phần mềm KPI miễn phí khác cho việc quản lý đánh giá KPI dễ dàng hơn là SimpleKPI. Giống với Scoro, phần mềm này cũng sở hữu nhiều tính năng nổi bật thu hút nhiều người dùng. Với giao diện dễ dàng thao tác, nhà quản lý có thể quản lý linh hoạt, tùy chỉnh báo cáo KPI phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm tự động cung cấp bảng phân tích KPI, các báo cáo bằng bản đồ trực quan và bao quát.
5.3 Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline
Đây là phần mềm quản lý KPI miễn phí được cung cấp bởi doanh nghiệp SoftOne. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể kiểm soát nhiều lĩnh vực hoạt động, giám sát dự án của tổ chức. Bên cạnh đó, các dữ liệu của công ty sẽ được lưu và cập nhật trên điện toán đám mây một cách tự động. Do đó, nhà quản lý có thể theo dõi, tối ưu lịch trình làm việc cho nhân viên, tổ chức.
5.4 Phần mềm ACheckin – phần mềm quản lý KPI miễn phí
Khác với những phần mềm trên, ACheckin là một ứng dụng trên điện thoại dành cho doanh nghiệp mới thành lập. Ưu điểm nổi bật của phần mềm này là tính năng chấm công bằng QR code, có thể cài đặt trên iOS và Android. Đối với phần mềm quản lý KPI này, người dùng có thể điều chỉnh một cách khoa học các dự án. Bên cạnh đó, hệ thống tích hợp tính năng nhắc nhở, quản lý công việc, đánh giá KPI của nhân viên một cách khách quan hơn.
5.5 Phần mềm Tanca
Phần mềm đánh giá KPI miễn phí Tanca là một dạng phần mềm cho thuê, cung cấp nhu cầu quản lý KPI cho các doanh nghiệp. Tại Việt Nam, Tanca đang là xu hướng của các công ty phân phối máy chấm công. Các tính năng như đo lường hiệu suất công việc, liên kết KPI với hệ số lương đều được cập nhập trên website giúp tiết kiệm thời gian thu thập của nhà quản lý. Ngoài ra, Tanca còn có thể sử dụng trong tình trạng offline mà không bị mất dữ liệu.
6. Lưu ý khi áp dụng công cụ quản lý KPI (Key Performance Indicators) để đo lường kết quả
Như đã nói qua trong phần hạn chế của KPI, đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sáng tạo, việc áp dụng phần mềm quản lý KPI để đo lường kết quả là không thích hợp. Bởi, đặc điểm của công việc thường đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm chí diễn ra trong một lần. Do đó, trong trường hợp này, giải pháp thay thế hoàn hảo nhất chính là Bộ quản trị OKRs fOKRs. Đây là dạng phần mềm hoạt động quản lý dựa theo mục tiêu một cách linh hoạt và nhanh gọn.
Hiện nay, có rất nhiều công ty lớn đã và đang sử dụng phần mềm OKR trong công tác quản trị doanh nghiệp như Google, Intel, Linkedin… Việc áp dụng OKR vào công ty đem lại vô vàng các lợi ích. OKR làm cho mục tiêu trở nên rõ ràng hơn để bạn theo dõi một cách dễ dàng. Đồng thời, OKR cho phép nhân viên chủ động hơn trong việc thiết lập mục tiêu công việc cá nhân dựa trên mục tiêu tổng thể của công ty. Với đặc tính linh hoạt, phần mềm còn khắc phục được những hạn chế của KPI trong việc đánh giá nhân viên thuộc lĩnh vực sáng tạo.
