Khi chúng ta bắt đầu đi làm, bạn sẽ được cấp giao nhiệm vụ yêu cầu về KPI phải hoàn thành trong tháng đó, trong quý đó. Rất nhiều người tò mò về KPI là gì, có ý nghĩa cụ thể ra sao và định hướng xây dựng cụ thể nhất? Bài viết sau sẽ “bật mí” cho bạn những thông tin hữu ích về thông số này ngay sau đây.
KPI là gì?
KPI là gì là một trong những băn khoăn rất lớn với những người lần đầu tiên đi làm, đây là một từ viết tắt của Key Performance Indicator, là một chỉ số phản ánh về năng suất làm việc, được đánh giá dựa trên rất nhiều chỉ tiêu khác nhau và mỗi bộ phận sẽ có KPI khác nhau.
Trong đó có tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng hoặc các số liệu thể hiện được sự hiệu quả của các tổ chức, bộ phận chức năng hoặc cá nhân. Mỗi phòng ban của doanh nghiệp sẽ đưa ra những chỉ tiêu về KPI nhất định để đánh giá một cách khách quan nhất năng lực của bộ phận đó.
KPI thể hiện được khả năng hoàn thành công việc đó, đặc trưng bởi những con số cụ thể, điển hình đó là số lượng mặt hàng cần phải tiêu thụ được trong tháng đó, lượt truy cập vào trang website, chỉ số khách hàng đánh giá hài lòng về chất lượng dịch vụ.
Ý nghĩa của KPI là gì? Cấp trên sẽ đưa ra chỉ số này mục đích để tạo động lực cho mỗi cá nhân, bộ phận làm việc năng suất hơn, hiệu quả hơn. Từ đó, có thể đạt được những mục tiêu ngắn hạn, hơn nữa còn giúp cho doanh nghiệp đó có thể đánh giá, đo lường được hiệu suất tổng thể của công ty đó.
Lợi ích của KPI là gì?
Hiện nay, các doanh nghiệp đều đề ra các chỉ số KPI với mục đích để có thể quản lý tốt hơn khả năng hoàn thành công việc của toàn bộ công ty. Với khả năng có thể thúc đẩy được tất cả nhân viên có thể đạt đến hiệu suất mong muốn, hoàn thành được mục tiêu của toàn công ty.
Bên cạnh đó, tác dụng KPI là gì? Đó chính là giúp cho ban quản lý có thể tính toán được plan đó có đang được diễn ra tốt hay không, từ đó có những điều chỉnh khác nhau. KPI cũng giúp để phân loại, đánh giá năng lực của từng nhân viên, từ đó cân nhắc chế độ lương thưởng giúp động viên họ tiếp tục cố gắng làm việc tốt hơn nữa.
Đối với nhân viên, dựa trên KPI họ có thể tính toán chi tiết hơn những việc nào cần được ưu tiên trước, còn việc nào cần thực hiện sau để giúp công việc đạt được hiệu quả cao nhất. Hơn nữa, nhân viên cũng có dựa trên những chỉ tiêu cụ thể KPI mà công ty đưa ta để hiểu hơn về mục tiêu chung của công ty trong tương lai.
Các loại chỉ số KPI là gì?
Sau khi hiểu hơn về khái niệm KPI, bạn cần phải nắm bắt được những loại KPI điển hình, cụ thể là:
KPI chiến lược
KPI chiến lược tức là chỉ số thể hiện cho mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp đặt ra có thể là trong thời gian ngắn hoặc dài. Những chỉ tiêu này có liên quan đến những yếu tố quan trọng, có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động chung của toàn bộ doanh nghiệp. Điển hình như vốn đầu tư ban đầu, doanh thu, thị phần nắm giữ. Và chỉ những người thuộc ban lãnh đạo cao cấp mới có quyền được đề ra chỉ số KPI chiến lược.
KPI chiến thuật
Bên cạnh nắm vững kiến thức về KPI là gì, bạn cũng cần hiểu về các loại KPI. Trong đó có KPI chiến thuật, chỉ số này thường gắn liền với những mục tiêu nhất định được đưa ra nhằm mục đích có thể đạt được các chỉ số chiến lược công ty đề ra. KPI chiến lược thường là những giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng ban đưa ra cho nhóm hoặc mỗi cá nhân thực hiện.
Cách xây dựng hiệu quả KPI là gì?
Để xây dựng KPI hiệu quả, bạn cần phải hiểu được rõ chỉ số này là gì cũng như phương hướng đề ra. Bước đầu tiên bạn cần thực hiện là tìm hiểu cho mình bộ chỉ số tốt. Để đánh giá chỉ số tốt KPI là gì, bạn cần dựa trên những yếu tố sau:
- Phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp và định hướng phát triển. Các bộ phận cần đạt được chỉ tiêu về KPI chiến thuật tốt để giúp hoàn thành tốt nhất chiến lược đã đề ra.
- Phù hợp với chức năng phòng ban, khi xây dựng chức năng phòng ban, bạn cần hiểu rõ yêu cầu về KPI là gì rồi cân nhắc sao cho có sự phù hợp với từng chuyên môn và khả năng của mình từ đó giúp cho công việc được hoàn thành tốt hơn.
- Tập trung đúng mục tiêu: Bạn có thể tìm ra được bộ chỉ số LPI phù hợp nhưng không thể liệt kê hết. Tốt nhất, thay vì quá phân tán vào nhiều thứ, bạn cần phải lọc ra được những KPI có tính chất quan trọng, tất cả đóng góp phát triển theo định hướng chung.
- Đáp ứng đủ chỉ tiêu SMART về KPI là gì? Đây cũng là một trong những tiêu chí quan trọng cần quan tâm, bao gồm Specific, Measurable, Achievable, Realistic/Relevant và Time-bound.
Quy trình để xây dựng chỉ số KPI là gì?
Sau khi bạn nắm chắc hơn về KPI là gì, bạn cần phải hiểu được từng bước để có thể xây dựng một quy trình KPI cụ thể:
Xác định được chức năng bộ phận
Những người mà đề ra bộ chỉ số KPI cần phải nắm chắc và hiểu rõ về từng công việc của mỗi bộ phận từ đó đưa ra những chỉ số cho phù hợp. Những bộ KPI phải thể hiện rõ ràng được chức năng chính, từ đó có thể giúp mang đến hiệu quả cao trong công việc.
Đo lường vai trò cá nhân
Bên cạnh đó, khi đã có được bộ KPI chung chia ra cho mỗi phòng ban, bạn cần phải chỉ rõ chỉ số cá nhân KPI là gì. Theo đó, KPI cần phải thể hiện được vai trò của mỗi nhân viên, thời gian công việc được hoàn thành để giúp cho cá nhân có thể đạt được kết quả tốt nhất.
Hiểu rõ hiệu suất cốt yếu là gì?
Sau khi đã đặt ra được bộ chỉ số KPI cụ thể, bạn cũng cần phải đánh giá rõ hiệu suất cốt yếu để phù hợp nhất từng nhiệm vụ.
Xác định cụ thể mục tiêu xây dựng KPI là gì?
Đầu tiên, bạn cần phải xác định được người nào đứng ra chịu trách nhiệm để xây dựng nên KPI đồng thời truyền tải cho các cá nhân. Họ cần phải là người hiểu được và nắm rõ kế hoạch và chiến lược phát triển chung của công ty, hơn nữa còn là người quản lý và tính toán tốt. Thông thường những người này trực thuộc ban lãnh đạo công ty như giám đốc, trưởng phòng.
Xác định khung đánh giá
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, công ty mà mức đo lường để đánh giá được chỉ số KPI sẽ khác nhau, bạn nên đưa ra khung điểm cụ thể. Việc này giúp quản lý đồng thời có thể đánh giá được công việc hoàn thành đến đâu, những thay đổi phù hợp hoặc lương thưởng cho nhân viên.
Tổng kết và điều chỉnh
Sau một thời gian thực hiện được KPI, quản lý sẽ nhận được tổng hợp về khả năng hoàn thành của mỗi cá nhân, thông qua đó để bắt đầu so sánh và đánh giá một cách tổng quát nhất. Nếu như KPI không phù hợp, nên có biện pháp điều chỉnh ngay lập tức.
Xem thêm:
- Marketing là gì? Những đặc điểm cơ bản có trong marketing
- Ngôn ngữ lập trình là gì và nên theo học ngôn ngữ nào?
Với những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ cụ thể trên đây, bạn có thể hiểu hơn về khái niệm KPI là gì. Bên cạnh đó, cần phải nắm chắc được cách xây dựng KPI hiệu quả để đạt được mục tiêu tốt nhất.
